Lohnabrechnung Schweiz

In diesem Beitrag geht es um das Thema der „Lohnabrechnung Schweiz“.

Vom vereinbarten Bruttolohn bis zum ausbezahlten Betrag:
Eine Lohnabrechnung in der Schweiz soll verständlich zeigen, wie sich
der Lohn zusammensetzt und welche Abzüge berücksichtigt wurden.
Für Unternehmen bedeutet das: aktuelle Personaldaten, passende
Abrechnungsgrundlagen und ein verlässlicher Ablauf – jeden Monat.

Welche Angaben gehören dazu? Welche Sozialversicherungsbeiträge spielen
eine Rolle? Und welche Unterlagen benötigen Sie, wenn Sie die Abrechnung
erstellen lassen möchten? Hier finden Sie eine praktische Orientierung
für die Lohnadministration Ihres Unternehmens.

Was gehört auf eine Lohnabrechnung in der Schweiz?

Arbeitnehmende haben gemäss Art. 323b Abs. 1 OR Anspruch auf eine
schriftliche Abrechnung. Lohnbestandteile sowie gesetzliche und
vertragliche Abzüge müssen nachvollziehbar dargestellt werden.
Die folgende Übersicht zeigt typische Angaben; welche Positionen im
Einzelfall erforderlich sind, hängt von der konkreten Anstellung ab.

Welche Abzüge werden berücksichtigt?

Ein pauschaler Abzug vom Bruttolohn reicht für eine korrekte Abrechnung
nicht aus. Die einzelnen Versicherungen haben unterschiedliche Regeln
und Bemessungsgrundlagen. Auch vertragliche und kantonale Vorgaben
können relevant sein.

AHV, IV, EO und Arbeitslosenversicherung

Zu den grundlegenden Positionen gehören die Beiträge an die Alters-
und Hinterlassenenversicherung, die Invalidenversicherung und die
Erwerbsersatzordnung. Hinzu kommt die Arbeitslosenversicherung nach
den geltenden Vorgaben. Der Arbeitgeber zieht die Arbeitnehmeranteile
vom Lohn ab und führt sie zusammen mit seinen eigenen Beiträgen ab.

Pensionskasse und weitere Versicherungen

Beiträge an die berufliche Vorsorge richten sich nach der
Versicherungspflicht und dem jeweiligen Vorsorgeplan. Je nach
Beschäftigung und vereinbarter Versicherungslösung können ausserdem
Prämien für Nichtberufsunfälle oder eine Krankentaggeldversicherung
zu berücksichtigen sein. Deshalb müssen die aktuellen Angaben der
Pensionskasse und der Versicherer in die Lohnverarbeitung einfliessen.

Quellensteuer

Bei quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden kommt der Quellensteuerabzug
hinzu. Für die korrekte Verarbeitung sind die anwendbaren kantonalen
Vorgaben und die persönlichen Verhältnisse massgebend. Änderungen
sollten deshalb rechtzeitig an die zuständige Lohnadministration
gemeldet werden.

Lohnabrechnung und Lohnausweis: Was ist der Unterschied?

Die Lohnabrechnung erläutert die Berechnung für einen
bestimmten Zeitraum, üblicherweise einen Monat. Der
Lohnausweis bescheinigt die für die Steuerdeklaration
relevanten Leistungen und Abzüge eines Kalenderjahres beziehungsweise
der Beschäftigungsdauer innerhalb dieses Jahres.

Eine sauber geführte laufende Lohnbuchhaltung erleichtert somit auch
die Jahresendverarbeitung. Wer Änderungen zeitnah erfasst, muss sie
am Jahresende nicht mühsam aus einzelnen Unterlagen rekonstruieren.

Checkliste: Diese Unterlagen braucht Ihre Lohnadministration

Ob Sie intern abrechnen oder die Lohnabrechnung erstellen lassen:
Vollständige Informationen sind die Grundlage. Bereiten Sie
insbesondere folgende Angaben vor:

• Personalstammdaten:
  die erforderlichen Angaben zu den Mitarbeitenden, einschliesslich
  relevanter Informationen zur Quellensteuer.
• Anstellungsbedingungen:
  Arbeitsbeginn, Beschäftigungsgrad, Monats- oder Stundenlohn und
  vereinbarte zusätzliche Lohnbestandteile.
• Versicherungsgrundlagen:
  aktuelle Angaben zu Sozialversicherungen, Pensionskasse und weiteren
  betrieblichen Versicherungslösungen.
• Monatliche Veränderungen:
  geleistete Stunden, variable Vergütungen, relevante Absenzen,
  Ein- und Austritte sowie Lohnänderungen.
• Spesen und Verrechnungen:
  freigegebene Spesenbelege, Vorschüsse und sonstige
  abrechnungsrelevante Angaben.

Vereinbaren Sie einen festen Termin für die Datenlieferung und die
Freigabe. Übermitteln Sie sensible Personaldaten über einen dafür
abgestimmten, geschützten Weg. Eine strukturierte Personaladministration unterstützt diesen Ablauf.

Lohnabrechnung erstellen lassen: So unterstützt LOHNPROFI24

Sie möchten die monatlichen Abrechnungen professionell organisieren
und Ihre Administration entlasten? LOHNPROFI24 unterstützt Unternehmen
und KMU in der Schweiz bei der laufenden Lohnverarbeitung. Zum möglichen Leistungsumfang gehören die Erstellung der Lohnabrechnungen, Quellensteuerabrechnungen sowie die Jahresendverarbeitung mit Lohnausweisen.

Welche Aufgaben wir übernehmen, stimmen wir mit Ihnen ab. Sie liefern
die erforderlichen Angaben; gemeinsam legen wir Zuständigkeiten,
Termine und Freigaben fest. So bleibt für Sie transparent, wie die
Zusammenarbeit abläuft und welche Informationen monatlich
benötigt werden.

Wenn Sie über die einzelne Abrechnung hinaus Ihre Lohnbuchhaltung auslagern möchten, finden Sie auf unserer Startseite weitere Informationen und die Möglichkeit, Ihren Bedarf für eine Offerte anzugeben.

Was kostet die externe Erstellung?

Der Aufwand hängt unter anderem von der Zahl der Mitarbeitenden,
den Lohnarten, der Quellensteuerpflicht und dem gewünschten
Leistungsumfang ab. Auch die Qualität und Vollständigkeit der
gelieferten Daten spielen eine Rolle. Für einen sinnvollen Vergleich
sollten Sie neben dem externen Honorar auch Ihren internen
Zeitaufwand, Softwarekosten und die Organisation von
Stellvertretungen betrachten.

Eine individuelle Offerte zeigt Ihnen, welche Leistungen enthalten
sind und welche Kosten für Ihren konkreten Bedarf entstehen.

Häufige Fragen zur Lohnabrechnung in der Schweiz

Reicht eine Vorlage für die monatliche Abrechnung?

Eine Vorlage kann als Arbeitshilfe dienen. Sie muss jedoch zu den
Lohnarten, Versicherungen und persönlichen Verhältnissen passen.
Prüfen Sie die Berechnungsgrundlagen vor der Verwendung und
halten Sie sie aktuell.

Können auch kleine Unternehmen ihre Abrechnungen erstellen lassen?

Ja. LOHNPROFI24 unterstützt auch kleine Unternehmen bei der
Lohnverarbeitung. Ob sich die externe Erstellung für Ihren Betrieb
eignet, klären wir anhand Ihres Bedarfs und der gewünschten Aufgaben.

Welche Aufgaben bleiben bei uns im Unternehmen?

Sie stellen die notwendigen Informationen bereit, melden Änderungen
rechtzeitig und erteilen die vereinbarten Freigaben. Welche weiteren
Aufgaben intern bleiben, wird vor Beginn der Zusammenarbeit festgelegt.