Eine Lohnrechnung zählt zu Ihren unternehmerischen Aufgaben und Pflichten. Denn: Ihre Angestellten bzw. Mitarbeiter müssen am Ende eines jeden Monats oder zur von Ihnen festgelegten Frist pünktlich bezahlt werden. Kurzum: Ihre Lohnbuchhaltung bzw. Lohnverarbeitung muss jeden Monat eine Entgeltabrechnung, auch Gehaltsabrechnung oder Lohnrechnung genannt, erstellen.
Dabei muss nicht nur auf den genauen Stundenlohn des Beschäftigten geachtet werden, sondern auch auf den Monatslohn. Andere Dinge, die bei der Erstellung der Lohnrechnung nicht vergessen werden dürfen: Gibt es für den jeweiligen Mitarbeiter Freistellungen? Hatte er Urlaub oder ist er krankheitsbedingt ausgefallen? Wurde der Lohn gemäss Netto und Brutto berechnet und ausgezahlt?
Und das ist noch längst nicht alles. Lohnrechnungen sind komplexe Dokumente, sie zu erstellen, ist alles andere als einfach. Neben den oben genannten Punkten zählt nämlich auch die richtige Meldung der Beschäftigten bei Versicherungen, inkl. sämtlicher Abgaben, wie Sozialversicherungs- und Rentenbeiträge, zu den Dingen, die in eine Lohnabrechnung gehören.
Lohnabrechnungen – wie sind sie aufgebaut?
Lohnrechnungen oder auch Entgeltabrechnungen haben ihren Ursprung im Sozialversicherungsrecht und Aufgabe der Personaladministration. Diese Monatsabrechnungen erfolgt in der Regel in vier festgelegten Schritten. Diese sind natürlich von entsprechenden Ämtern vorgeschrieben. Und in einer gut funktionierenden Bürokratie müssen diese Vorgaben und Vorschriften natürlich eingehalten werden. Ein Lohnbuchhalter achtet darauf:
- Dass die Brutto-Rechnung für das Arbeitsentgelt erstellt wird
- Dass eine Auswertungsrechnung für die Betriebs-Kostenrechnung vorliegt
- Dass Zahlungsrechnungen an die entsprechenden Ämter weitergeleitet werden
- Dass eine Nettorechnung für abziehbare Beiträge (Sozialversicherung) vorhanden ist
Und auch das ist noch nicht alles. Auch der Mitarbeiter muss in seiner Lohnabrechnung darüber informiert werden, wie genau sich sein Stunden- und Monatslohn zusammensetzen. Zusätzlich muss er einsehen können, ob er von bestimmten Verpflichtungen freigestellt ist, ob er Urlaubstage genommen hat oder aber zum Beispiel an Feiertagen oder am Wochenende gearbeitet hat.
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